Tercüme bürosu yazılımı, günümüzün rekabetçi pazarında bir lüksten çok bir gerekliliktir. Dil büroları ve çeviri büroları arasındaki rekabet yüksektir. Bu nedenle, hizmetlerin sağlanması düzeyinde olmalıdır. Hizmet kalitesini artırmak için otomatik yazılımlarla kayıt tutmak, çeşitli nedenlerle müşterileri cezbeder. Büronun idari işleri kolaylaştırılıyor, kontrol her yönden yürütülüyor. USU Software adlı profesyonel program, iş süreçlerini iyileştirir, yönetim ve mali kontrol kurmanıza olanak tanır.
Gelişmiş çeviri bürosu yazılımının kullanıcı arayüzü basit ve kullanımı kolaydır. Bu sistem 'Referans Kitapları', 'Modüller' ve 'Raporlar' olarak adlandırılan üç bölüme ayrılmıştır. 'Referans Defterleri' bölümü, terminolojiyi, hizmet fiyatlarına ilişkin verileri, taleplerle ilgili bilgileri içeren bir müşteri tabanını ve şirketin merkez ofisine yapılan arama sayısını içerir. 'Raporlar' bölümü, çalışan maaş bordrosu, tercümanlık ve çeviri için ödeme, ders saati sayısı, gelir ve gider hesaplamaları, karlı iş dahil olmak üzere çeşitli rapor belgelerini sunar. Tercüme merkezi için özel yazılım, ajansın bireysel özellikleri dikkate alınarak yapılandırılır. Siparişler modüller üzerinden verilir. Sistem, kayıtlı belgeyi görüntülemek için bir veri araması açar. Yeni bir sipariş vermek için 'Ekle' seçeneğini kullanmanız yeterlidir. Müşteri, müşteri tabanından kayıtlı kullanıcı verileridir. İlk birkaç harften müşteri bulmak mümkün. Sayılar, yazılımın durumu, yürütme tarihi, yürütücünün adı dahil olmak üzere geri kalan bilgiler otomatik olarak doldurulur. İstenen etkinlikler programın hizmetler bölümünde listelenir. Seçim fiyat listesinden yapılır. Gerekirse, görevin aciliyetine bağlı olarak bir indirim veya ek ücret belirtin. Çeviriler, iş unvanlarının sayfa veya birim sayısına göre hesaplanır.
Tercüme merkezi için ayrı yazılım, tercüman kayıtlarını tutma ayarına sahiptir. Çevirmenler, çeviri ve simultane çeviri kategorilerine, sesli ve görüntülü dil atamalarının performansına ve dil türlerine göre sınıflandırılır. Ajansta çalışanların ve serbest meslek sahiplerinin bir listesi de oluşturulur. Yapılan işlerin hacmi her çalışan için ayrı bir rapora kaydedilir. Hizmet verilen müşteri sayısına ek olarak, uygulama kalitesi ve müşteri geri bildirimi hakkında bilgiler dahildir. Dil merkezi sistemi, dil kursu öğretmenleri ve öğrencileri için formların kullanılabilirliğini sağlar. Uygun elektronik tablo formları kullanılarak, öğrencilerin derslerde devam ettiği ders programlarını tamamlamak mümkündür. Raporlu özel yazılım, herhangi bir çalışanın tüm görev listesini görüntüler. Ekip üyeleri programı doğru zamanda görür. Dil merkezi sisteminin yönetici için bir ayarı vardır. Yürütme kontrol süreci basitleştirilmiştir. Tercüme bürosu müdürü, personelin çalışmalarını, finansal akışları, frekans derecelendirmelerini, pazarlama işlemlerini sürekli olarak görür. Izgaralar, çizelgeler ve diyagramlarda bir rapor formatı görüntülenir.
Tercüme büroları için bu uygulama, çalışanlar için dahili nakit ödemeleri gerçekleştirmenize ve müşteriler için ayrıca ödeme belgeleri oluşturmanıza olanak tanır. Ödeme alındıktan sonra bir makbuz yazdırılır ve müşteriye verilir. Bir hizmet için başvuru kaydederken, ödeme için bir makbuz kaydı tutulur ve aynı zamanda icracılara görevlerin yerine getirilmesi için ödeme yapmak üzere bir masraf düzenlenir. Daha sonra hızlı arama için dosyaları kaydedebilirsiniz. USU yazılımı, yetenekleri açısından evrenseldir. Küçük ve büyük dil merkezlerinde, çeviri bürolarında kullanıma uygundur.
Tercüme bürosu uygulaması, erişim haklarına sahip çalışanlar tarafından kullanılabilir, yapılandırma yöneticinin takdirine göre yapılır. Her çalışana ayrı bir oturum açma ve güvenlik parolası verilir. Sistem üzerinde aynı anda sınırsız sayıda kullanıcı çalışmaktadır. Program, müşterinin isteğine göre renk tasarım tercihlerine göre özelleştirilir. Ziyaretçilerin ve büro çalışanlarının kaydı herhangi bir hacimde mümkündür. Veritabanları, gerekli kategoriler, telefon numaraları, adresler, eğitim ve öğretim dili, eğitim ve diğer türler hakkında bilgi depolar.
Ödevler, uygulama gereksinimleri dikkate alınarak hızlı bir şekilde dağıtılır. Yazılım, herhangi bir para biriminde transferler için nakit ödeme yapma seçeneğine sahiptir. Bir uygulama, aynı anda bir veya daha fazla olmak üzere farklı dillerde çalışacak şekilde yapılandırılmıştır. Rapor formları potansiyel müşterileri reklam etkinliği, ziyaretçi akışı, giderler ve gelire göre analiz eder.
Tercüme merkezi sistemi sayesinde, dil bürolarının ve diğer tesislerin envanterinin çıkarılması süreci basitleştirilir, bilgiler dosya tabanında saklanır. Siparişi sonlandırırken çeviri bürosu adına müsaitlik durumunu bildiren bir SMS mesajı gönderilebilir. Temel yapılandırmaya ek olarak, münhasırlık siparişleri, telefon, site entegrasyonu ve video gözetimi için uygulamalar sağlanır. Acente, düzenli ziyaretçiler ve çalışanlar için özel mobil yazılımlar sunabilmelidir. Programın temel yapılandırması için ödeme, aylık ek ödeme olmaksızın yalnızca bir kez yapılır.
